Po zaprojektowaniu różnych tabel dla poszczególnych tematów w bazie danych Microsoft Access, potrzebny jest jakiś sposób powiązania zawartych w nich informacji. Pierwszym krokiem w tym procesie jest zdefiniowanie relacji pomiędzy tabelami. Gdy się to zrobi, można tworzyć kwerendy, formularze i raporty pozwalające wyświetlać za jednym razem informacje z różnych tabel. I tak na przykład, jeżeli mamy tabelę z zamówieniami w której oprócz szeregu informacji znajduje się pole z nazwa kontrahenta, a w bazie danych posiadamy osobną tabelę z informacjami o kontrahentach to możemy użyć relacji. W efekcie, tworząc nowy rekord w tabeli zamówień będziemy mogli skorzystać z relacji i po prostu wybrać odpowiedniego kontrahenta z listy (która będzie połączona z tabelą). 

 Na powyższym rysunku widoczna jest (u góry) tabela ZAMÓWIENIA oraz (niżej) Tabela KONTRAHENT. W tabeli zamówień w polu kontrahent widoczny jest przycisk rozwijalnej listy po naciśnięciu którego rozwijana jest lista z nazwami kontrahentów odpowiadająca tabeli kontrahentów. Jak widać jednym kliknięciem można wprowadzić żądaną nazwę.

Na rysunku poniżej przedstawiono schemat relacji w bazie danych który można wywołać poleceniem MENU>NARZĘDZIA>RELACJE...

Rozróżnia się jednak wiele typów relacji, na górnym rysunku przedstawiono najpopularniejsza relację: JEDEN do WIELU, to znaczy ze jeden rekord z tabeli KONTRAHENT może mieć przyporządkowanych wiele rekordów z tabeli ZAMÓWIENIA. Jeśli kliknąć dwukrotnie na linii łączącej te dwie tabele na schemacie wyświetli się okno jak poniżej.

W oknie edycji relacji można dodatkowo zaznaczyć opcje w ramce WYMUSZAJ WIĘZY INTEGRALNOŚCI. Zaznaczenie tej opcji powoduje zdarzenie usuwania wszystkich rekordów z bazy związanej które zawierają z usuwanym polem z bazy pierwotnej. W efekcie tego, w powyższym przykładzie, jeśli usunąć z tabeli KONTRAHENT pewną firmę to rekordy w tabeli ZAMÓWIENIA dotyczące tego kontrahenta zostaną także automatycznie usunięte.  

ĆWICZENIA :

• 5.1. Ćwiczenia